無論電子文件集中存儲還是分散存儲，ERMS都應集中存儲、管理和維護元數據。

密件與非密件可以統一立卷，統一裝訂、存放和管理。

照片檔案冊應平放，避免重壓，防止造成照片粘連。

查找收集檔案材料，是根據擬定的收集材料方案，查找和編研題目有關的檔案材料，并將其收集起來，進行登記匯總的過程。

刻錄數碼照片時，應選擇一次性寫入方式，并采用低速刻錄方法。

縮微影像具有直讀性，檢索利用可不依賴專門的軟硬件環(huán)境。

縮微攝影是在感光材料（通常是膠片）上記錄縮微影像的技術和過程。

檔案編研工作是檔案利用服務的一種高級形式，是檔案部門主動開發(fā)檔案信息資源的最佳表現。

編制歸檔文件目錄是歸檔文件整理工作的重要內容之一，是其他各種編目工作的起點和基礎。

將粘合劑直接刷在檔案背面，再加上托紙的托裱技術稱為濕托。