無論電子文件集中存儲還是分散存儲，ERMS都應(yīng)集中存儲、管理和維護(hù)元數(shù)據(jù)。

支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離或邏輯隔離。

歸檔類目又稱為“預(yù)歸檔”，是在文件尚未形成之前事先編制的歸檔計(jì)劃。

如果唱片出現(xiàn)輕度發(fā)霉，可用含有50%工業(yè)酒精和50%蒸餾水的溶劑洗滌。

照片檔案冊應(yīng)平放，避免重壓，防止造成照片粘連。

印章檔案在清洗時(shí)，印面凹陷部位難以刷洗干凈的油污，可使用竹針挑剔。

原則上檔案展覽不得用檔案原件，宜用仿真復(fù)制件。

刻錄數(shù)碼照片時(shí)，應(yīng)選擇一次性寫入方式，并采用低速刻錄方法。

定期歸檔的電子文件還需要形成機(jī)讀目錄。

目錄數(shù)據(jù)的錄入可采用“雙機(jī)對錄互?！狈绞?，每一條目由兩個(gè)錄入人員分別錄入，軟件自動進(jìn)行對比較對，錯(cuò)誤數(shù)據(jù)由錄入人員修正。